Facility Management
Officéo Assistance vous propose des solutions complètes de Facility Management pour optimiser votre efficacité opérationnelle et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.
SECRETARIAT
Secrétariat Bilingue
Rédaction, Traduction & correction de documents Anglais Français/ Français Anglais et interprétariat en présentiel.
Traitement des démarches administratives diverses Formalités d'obtention de vos documents administratifs RCCM, NIU, Pièces d’état civil, certificat d'hérédité, gage, certificat d'hébergement etc...
Rédaction de documents, mise en forme et corrections Rédaction de documents divers tels que la soumission/rédaction de réponse aux appels d'offre, correspondances avec vos tiers, rédaction de discours, etc...
Rédaction de compte-rendu
Rédaction suivant prise de notes en présentiel ou Retranscription suivant enregistrement audio.
Classement et archivage
Classement et archivage de tous vos documents comptables, commerciaux, RH etc...au format papier et format électronique si besoin.
GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE PRÉ-COMPTABILITÉ
Tri et gestion des notes de frais
Processus strict de mise en ordre des notes de frais, rassemblent des justificatifs de dépenses, enregistrement régulier sur tabuler Excel, référencement des notes de frais, établissement d'un brouillard de caisse pour la validation des soldes.
Pointage comptable
Identification des incomplétudes de comptabilité, la rectification éventuelle des mouvements et la saisie des écritures conformément aux données sources (Relevés bancaires, notes de frais, etc...)
Saisie des données comptable
La saisie sous tableur de vos données comptable de caisse, bancaires, fournisseur & client, RH ainsi que des données fiscales.
ADMINISTRATION DES VENTES ET GESTION DE LA RELATION CLIENT
Gestion des appels d'offres
Coordination d'une équipe pluridisciplinaire pour répondre à vos appels d'offres. Mise en place d'une méthodologie de réponse afin d'optimiser le taux de transformation. Suivi des affaires gagnées ou perdues.
Gestion des commandes
Enregistrement, contrôle et suivi des commandes en liaison avec les stocks disponibles. Gestion des réclamations clients.
Suivi des livraisons
Gestion de la relation avec vos transporteurs. Suivi des livraisons et contrôle des réceptions.
Facturation, Recouvrement des créances
Gestion, relance des factures impayées. Selon la procédure appliquée mise en œuvre de recouvrement amiable des créances.
SERVICES GENERAUX
Gestion des services aux collaborateurs
Recherche de locaux suivant vos spécifications. Gestion et suivi des déménagements. Assistance installation.
Gestion des consommables
Approvisionnement en consommables divers (eau, électricité, etc.). Gestion et paiement des factures.
Gestion des moyens généraux
Contrôle des accès, alarmes, badges, etc.
Gestion des habilitations
Contrôle de validité des habilitations, sélection des prestataires.
Suivi des mouvements
Suivi des mouvements du personnel sur site.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Gestion des compétences et de la formation :
Mise en place d'une base de données du personnel avec détails des compétences et de la validation des modules de formation sécurité conditionnant l'accès aux sites clients.
Gestion des habilitations et des permis :
Contrôle de validité et de renouvellement de vos habilitations sécurité. Organisation des visites médicales et du suivi des aptitudes.
Gestion administrative du personnel :
Rédaction des contrats de travail. Gestion des absences, des congés, des notes de frais, des accidents de travail, etc.
ORGANISATION ET GESTION DES EVENEMENTS
Organisation de projets évènementiels
Cocktail, déjeuner, dîners, séminaires, conférences, incentive, team building, arbre de Noël, etc.
Organisation des voyages et déplacements
Formalités, visas, réservations, billets d'avion. Assistance aéroport.
Gestion des sinistres
Sur la base de vos polices d'assurances en place, gestion sinistres allant de la prise de contact avec les assureurs, au dédommagement et la clôture du dossier.